Утро понедельника с Морион Диджитал | Роман Багаветдинов, специалист по организации мероприятий Морион Диджитал

Вышел подкаст «Утро понедельника с Морион Диджитал» — о том, как устроена одна из самых востребованных событийных площадок Перми — Digital Hall, кто её арендует и почему организаторы возвращаются снова и снова.

В двадцать втором выпуске подкаста Роман Багаветдинов, специалист по организации мероприятий технопарка Морион Диджитал, рассказал о работе площадки, на которой за год проходит более 400 событий — от крупных форумов до камерных встреч.

В выпуске — о техническом оснащении Digital Hall, трансформации пространства, процессе бронирования, помощи организаторам и о том, почему не стоит бояться задавать «глупые» вопросы.

Роман Багаветдинов занимается организацией мероприятий в технопарке Морион Диджитал и координирует работу площадки Digital Hall. В его зоне ответственности — заявки, планировка, техника, кейтеринг, решение нестандартных задач и помощь организаторам на всех этапах подготовки.

«Ну, если честно, когда я только пришёл, думал: “Ну, встречу гостей, проверю микрофон”. А оказалось, что я такой дирижёр невидимого оркестра. Всё, что происходит от момента “ой, где розетка” до “вау, спасибо, было круто”, — это всё ко мне. Заявки, планировка, техника, кейтеринг, решение неожиданностей», — рассказал Роман Багаветдинов.

Приводим литературную расшифровку ключевых тезисов.

Анастасия Зданкович: Здравствуйте, у микрофона Анастасия Зданкович, и вы слушаете подкаст «Утро понедельника» с Морион Диджитал. Сегодня мы говорим о месте, где встречаются технологии, бизнес и люди. О площадке, на которой за год проходит более четырёхсот событий от крупных форумов до камерных встреч. И, конечно, о резидентах и инфраструктуре нашего технопарка. В Морион Диджитал сегодня собрано более 80 технологических компаний. Но технопарк — это не только офисы и лаборатории, это ещё и пространство для событий. Digital Hall — высокотехнологичная площадка площадью более 1000 квадратных метров. Конференц-зал на 400 человек, холл на 300, переговорные комнаты, 4 медиаэкрана, профессиональный звук и свет. Здесь проходят форумы, конференции, фестивали, соревнования по робототехнике, корпоративы технологических компаний и даже шоу федерального уровня. Как устроена работа такой площадки изнутри? Кто её арендует и с какими запросами приходит? И почему организаторы возвращаются в Digital Hall снова и снова? Разобраться в этом нам поможет Роман Багаветдинов, специалист по организации мероприятий технопарка Морион Диджитал. Именно он отвечает за то, чтобы каждое событие на площадке прошло гладко, от первой заявки до финальных аплодисментов. Роман, доброе утро!

Роман Багаветдинов: Доброе утро.

Анастасия Зданкович: Вы занимаетесь организацией мероприятий в технопарке Морион Диджитал. Расскажите, что входит в вашу зону ответственности? С чего она начинается?

Роман Багаветдинов: Ну, если честно, когда я только пришёл, думал: «Ну, встречу гостей, проверю микрофон». А оказалось, что я такой дирижёр невидимого оркестра. Всё, что происходит от момента «ой, где розетка» до «вау, спасибо, было круто», — это всё ко мне. Заявки, планировка, техника, кейтеринг, решение каких-то неожиданностей. Докладчик опаздывает или не можем проехать на территорию. Всем этим занимаюсь я.

Анастасия Зданкович: Я напомню нашим слушателям, только за прошлый год на площадке Digital Hall прошло более четырёхсот событий. Эта цифра очень впечатляет. А какие мероприятия были самыми масштабными, какие самыми необычными, незабываемыми? Были ли запросы, которые вас действительно удивили?

Роман Багаветдинов: 400 мероприятий. Самые масштабные — это, конечно, форумы, конференции, когда больше трёхсот-четырехсот человек. Если смотреть на заказчиков, то чем крупнее фирма, тем чаще она проводит какие-то крупные формы, крупные события. Если смотреть самое необычное, я думаю, что это были чемпионаты по спортивному программированию. Это достаточно увлекательное мероприятие, не назовёшь это стандартным событием. Это больше такое соревнование, бой, что-то конкурсное, соревновательное. Это доступная функция — провести мероприятие, получить площадку. То есть может прийти как IT-гигант, так и индивидуальный предприниматель, и получится классное, хорошее мероприятие как у одного, так и у второго. Тут вопрос в аудитории, в организаторе, ну и в площадке, разумеется. Площадку мы уже знаем хорошо.

Анастасия Зданкович: Площадка оснащена четырьмя медиаэкранами, профессиональным звуком, светом, возможностью видеотрансляции. А какой из этих технических элементов вызывает больше всего вопросов у организаторов и что обычно входит в базовый пакет, а что требует дополнительных настроек?

Роман Багаветдинов: Ну, конечно, это наши четыре огромных LED-экрана, которые всегда вызывают эффект «вау». Как правило, это самый частый запрос: а можно вот на этот экран выставить трансляцию, а на этой показать спикера, а на третий видео запустить, а на четвёртом показать зрителей и аудиторию. И это всё можно действительно настраивать, всё это гибко трансформируется. Ну и, соответственно, мы на месте, а иногда заранее, за неделю, выстраиваем, что и как, когда у нас будет показываться на экране.

Анастасия Зданкович: Тут я отмечу про уникальность площадки. Помимо четырёх экранов, помимо того, что она освещена очень хорошо, она ещё и трансформируема. То есть пространство Digital Hall само по себе трансформируемо. Какие конфигурации зала наиболее востребованы? Если можно, приведите примеры, когда организаторы кардинально меняли пространство под свою задачу.

Роман Багаветдинов: Конечно, самый частый запрос — это анфитеатр на 300 мест. Но бывают и другие планировки. Когда ставятся каким-то определённым образом столы, стулья. Тут зависит от запроса, от задачи. Хорошо, что наша площадка как Open Space, который можно трансформировать: поставить стулья в одну сторону, в один угол либо в другой, также со столами, ну и, соответственно, полностью освободить помещение, чтобы это было просто огромное Open Space.

Анастасия Зданкович: А как выглядит стандартный процесс бронирования такой площадки? Сколько времени занимает согласование, какие документы необходимы организаторам?

Роман Багаветдинов: Ну, обычно это звонок или письмо. Встречаемся либо созваниваемся, чем раньше до мероприятия, тем лучше. Ну и, соответственно, обговариваем все детали, все нюансы.

Анастасия Зданкович: Насколько заранее нужно бронировать дату, особенно учитывая высокий спрос и сезонность площадки?

Роман Багаветдинов: Чем раньше, тем лучше. За два, за три месяца — это идеально, но бывают случаи, когда мы подготавливаемся и за две-три недели. Процесс достаточно стандартный. Что касается спроса, есть сезонные месяцы, есть несезонные, как и в любой другой сфере.

Анастасия Зданкович: Как раз про монтаж хочется поговорить. Знаю, что монтаж проходит на площадке в течение какого-то времени, то есть это может быть даже несколько дней. Сколько обычно занимает монтаж, помогает ли сам технопарк в нём или это всё делает организатор?

Роман Багаветдинов: Да, конечно, мы помогаем. Вопросы бывают разные, там от того, «где розетка» до «дайте, пожалуйста, стремянку, мы забыли». То есть эти все вопросы повторяющиеся, и мы уже знаем, на каких моментах мы можем подхватить организатора. Потому что пока организатор в памяти там и живёт и дышит мероприятию быть, но мы помогаем ему сохранить вот этот воздух и подхватываем его.

Анастасия Зданкович: Вы помогаете организаторам с кейтерингом, выставочной зоной, рассадкой. А что входит в ваши услуги как специалиста по организации мероприятий? За что отвечает сам заказчик?

Роман Багаветдинов: Ну, моя задача, моя зона ответственности больше техническая или логическая. Здесь будет сцена, тут розетки, здесь мы подключаемся. Ну, вот сюда, например, нельзя ставить стол, потому что работает вентиляция. Кейтеринг — я всегда даю контакты тех, кто хорошо работает, в ком мы уверены. Выставочную зону — мы предоставляем стойки, таблички. Контент, баннеры — это всё, получается, заказчика. Ну, а рассадку мы рисуем ещё на моменте подписания договора, где будут стоять стулья, где столы. Это всё расставляем мы, наши ребята, организатору не надо таскать мебель.

Анастасия Зданкович: Какие мероприятия, на ваш взгляд, лучше всего раскрывают потенциал такой площадки, как Digital Hall?

Роман Багаветдинов: Идеально это конференции, форумы, хакатоны. Презентации каких-то продуктов. Корпоративы тоже технологических компаний имеют место быть, потому что у нас есть экраны, есть звук, свет, трансформируемое помещение. Очень круто заходят гибридные события, то есть когда офлайн плюс онлайн, потому что у нас тоже есть такая возможность сделать это.

Анастасия Зданкович: Что бы вы посоветовали тем, кто только планирует своё первое мероприятие на такой площадке, и на что обратить внимание в первую очередь? С каких этапов начать?

Роман Багаветдинов: Что сделать? Ну, во-первых, не бояться показаться наивным, задавать вопросы, которые могут показаться глупыми. Каждая площадка уникальна, и у неё свои особенности. И задавать вопросы и подстраивать под себя помещение — это нормально. Событие всегда идёт не так, как мы запланировали. И это нормально.

Анастасия Зданкович: И где организаторы могут узнать актуальные условия аренды, свободные даты? Вы говорили, что есть сезонность, как обратить на это внимание?

Роман Багаветдинов: Самый быстрый способ — это позвонить мне либо написать на почту. Презентация с ценами, схемами — мы высылаем в ответ в ближайшие несколько часов. Можно также зайти на сайт технопарка Морион Диджитал. Там есть форма, презентация наших площадок.

Анастасия Зданкович: Роман, а есть ли какая-то формула для проведения мероприятия? Ключевые компоненты, без которых ваше мероприятие точно не сможет пройти на каком-либо уровне?

Роман Багаветдинов: Ключевой компонент этой формулы, конечно же, это люди. Без аудитории, без гостей, без слушателей и зрителей невозможно какое-либо событие или мероприятие. Мы всё это делаем для них, чтобы они ушли с мероприятия какие-то новые, изменённые, более счастливые, может быть, даже. Ну и, соответственно, для этого мы и делаем хороший свет, звук, приглашаем кейтеринг, чтобы они также ушли сытые и довольные.

Анастасия Зданкович: Спасибо за диалог, Роман. Я напомню, сегодня у нас в гостях был Роман Багаветдинов, специалист по организации мероприятий технопарка Морион Диджитал. Если вы планируете провести форум, конференцию, семинар, митап или любое другое событие, обращайтесь по телефону или на почту. Ссылка на презентацию с условиями аренды и техническими характеристиками Digital Hall будет в описании к этому выпуску. Кроме того, вы можете слушать этот и другие подкасты на площадках: ВКонтакте, Podster FM, Яндекс.Музыка и Telegram Player. Услышимся в следующий понедельник.

Digital Hall — высокотехнологичное событийное пространство на территории технопарка Морион Диджитал. Площадь — более 1000 квадратных метров, вместимость конференц-зала — до 400 человек, холла — до 300. Оснащён четырьмя LED-экранами, профессиональным звуком и светом, оборудованием для видеотрансляций.

LED-экран — светодиодный экран, используемый для отображения видео, презентаций, трансляций. Отличается высокой яркостью и контрастностью, подходит для использования в больших помещениях с ярким освещением.

Open Space — планировка помещения без внутренних перегородок и стен, позволяющая гибко организовывать пространство под задачи мероприятия. В Digital Hall такая планировка позволяет полностью освободить помещение или зонировать его по запросу организатора.

Анфитеатр — тип рассадки зрителей, при котором места располагаются рядами с постепенным повышением от передних рядов к задним, что обеспечивает хороший обзор сцены. Наиболее востребованная конфигурация зала в Digital Hall.

Гибридное событие — мероприятие, которое одновременно проходит в офлайн-формате (с физическим присутствием участников на площадке) и онлайн-формате (с трансляцией для удалённых участников). Digital Hall оснащён оборудованием для проведения таких событий.

Кейтеринг — услуга по организации питания на мероприятиях. Включает доставку, сервировку и обслуживание гостей.

Хакатон — мероприятие, в ходе которого участники (обычно программисты, дизайнеры, менеджеры) совместно работают над решением конкретной задачи или созданием прототипа продукта в ограниченное время.